Soms raken freelancers op piekmomenten bedolven onder het werk, of halen ze een opdracht binnen die te groot blijkt te zijn voor één persoon. Dan kan samenwerken met een andere freelancer een oplossing zijn. Maar er zijn valkuilen.
Als freelancer samenwerken met andere zelfstandige specialisten biedt voordelen: u kunt aan grotere of verschillende opdrachten tegelijk werken, u krijgt toegang tot kennis en expertise in domeinen waar u minder in thuis bent, u kunt leren van elkaar, en er is natuurlijk ook gewoon een sociaal aspect aan samen werken.
Onderaanneming
Een vaak gebruikte manier is de onderaanneming. Daarbij bent u de hoofdaannemer: de persoon die de opdracht heeft binnengehaald en het aanspreekpunt met de klant vormt. De freelancer die u hebt ingehuurd, is de onderaannemer: hij of zij zal rechtstreeks aan u factureren.
“Dat systeem heeft een groot nadeel”, zegt Tom Peeters, advocaat en vennoot bij GSJ Advocaten uit Antwerpen. “De hoofdaannemer is aansprakelijk voor de onderaannemers, en legt dus rechtstreeks verantwoording af aan de klant-opdrachtgever.” Met andere woorden: mist uw onderaannemer een deadline of neemt hij het niet zo nauw met de kwaliteit, dan kan de klant die tekortkomingen en de schade op u verhalen, en dus niet of veel moeilijker op een onderaannemer.
Om die problemen te voorkomen, werkt u het best samen met onderaannemers die u goed kent en vertrouwt. Nog beter is de collaboratie in een samenwerkingscontract te gieten. “Daarin kunt u prijsafspraken, opleveringstijdstippen, opzegtermijnen, aansprakelijkheidsclausules, geheimhoudingsverklaringen enzovoort vastleggen”, stelt Peeters. Ook betaaltermijnen vastleggen kan zinvol zijn. Wie de betaaltermijn van een onderaannemer iets ruimer neemt dan die van de opdrachtgever, hoeft de vergoedingen van de meewerkende freelancer niet voor te schieten.
Medeaanneming
Een tweede manier is de medeaanneming. Dan neemt u samen met een andere freelancer een opdracht aan. U en uw partner-freelancer sluiten afzonderlijk en rechtstreeks met de opdrachtgever een samenwerkingsovereenkomst af. “Zo zijn de verantwoordelijkheden duidelijk verdeeld”, zegt Tom Peeters. Een nadeel is dat uw partner-freelancer rechtstreeks factureert aan de klant, waardoor u geen marge kunt nemen.
Nog een nadeel is dat de opdrachtgever meer inspanning en tijd moet investeren. De klant moet immers zowel voor u als voor uw partner-freelancer overeenkomsten opmaken, offertes overlopen en facturen verwerken. Een mogelijke oplossing is het opstarten van een maatschap tussen uzelf en een andere freelancer.
Maatschap
Een maatschap is een overeenkomst waarmee minstens twee personen zich ertoe verbinden hun inbreng in gemeenschap te brengen en de opbrengsten met elkaar te delen. De voorwaarden en de afspraken worden vastgelegd in een maatschapscontract. “Ook dan krijgt de klant in de meeste gevallen te maken met één contactpersoon”, zegt Tom Peeters. “De klant hoeft ook niet te weten welke onderlinge afspraken de vennoten in een maatschap gemaakt hebben.”
Een maatschap gaat u het best enkel aan voor langlopende samenwerkingen tussen u en een partner-freelancer, waarbij u geruime tijd samenwerkt aan één groot project of lang aan verschillende projecten. De oprichting van een maatschap vergt geen tussenkomst van een notaris. “Maar de vennoten in een maatschap zijn solidair en onbeperkt aansprakelijk voor de schulden van de maatschap, tenzij dat anders is afgesproken met de opdrachtgever”, weet Tom Peeters.”
Vennootschap
Samenwerken via een onderaanneming of een medeaanneming kan ook een tussenstap zijn, om te ontdekken of het oprichten van een vennootschap en het aanwerven van personeel een logische volgende stap in uw carrière is. Om uw krachten structureel te verenigen met die van een andere freelancer, is een besloten vennootschap (bv) een optie. “Omdat geen minimumkapitaal vereist is, is die vennootschapsvorm geschikt om flexibel met verschillende categorieën van inbreng aan gemeenschappelijke projecten te werken”, weet Peeters. Mooi meegenomen bij een bv is de beperkte aansprakelijkheid en het feit dat uw inkomsten onder de vennootschapsbelasting vallen, die voordeliger is dan de personenbelasting.
Strikt genomen is een hoofdaannemer niet verplicht zijn opdrachtgever te vertellen dat hij werkt met een onderaannemer.
In sommige gevallen is een coöperatieve vennootschap (cv) het overwegen waard. Daarvoor is evenmin startkapitaal nodig, maar wel minstens drie vennoten (coöperanten). Die vorm is vooral geschikt als de vennoten oplossingen uitwerken voor een maatschappelijk probleem of voor een gemeenschappelijke nood. “Wie een cv opricht, wil een meerwaarde creëren voor zichzelf en de samenleving”, verduidelijkt Tom Peeters.
Nog enkele details
Tot slot wijst Tom Peeters op belangrijke aandachtspunten. “Wanneer u als freelancer veelal voor één opdrachtgever werkt, of wanneer een onderaannemer vooral voor dezelfde hoofdaannemer werkt, dan kan dat beschouwd worden als schijnzelfstandigheid.” Peeters verwijst naar een wet die op 1 januari 2023 van kracht werd, over freelancers die werken via deelplatformbedrijven als Uber en Deliveroo. Zij zullen vanaf dan in bepaalde gevallen worden vermoed werknemer te zijn, tenzij het tegendeel bewezen kan worden. Ook in de bouw, de bewaking, de schoonmaak, de land- en tuinbouw en het transport bestaat een regeling op grond waarvan een medewerker in bepaalde situaties vermoed wordt een werknemer te zijn, tot bewijs van het tegendeel.
Strikt genomen is een hoofdaannemer niet verplicht zijn opdrachtgever te vertellen dat hij werkt met een onderaannemer. “Toch is het raadzaam daarover transparant te communiceren”, zegt Tom Peeters. “Dat is voor iedereen duidelijker.”
