Een aangetekende brief op de traditionele manier versturen is een heel gedoe. U moet ervoor naar het postkantoor, om daar geduldig uw beurt af te wachten. Het zou dus handig zijn mocht u zo'n aangetekende zending elektronisch kunnen opsturen, net zoals u dat met een e-mail doet. Het wettelijke kader hiervoor bestaat al: sinds juli 2016 geldt een wet die bepaalt dat een elektronisch verstuurde aangetekende brief dezelfde juridische waarde heeft als de papieren variant.

Er zijn dan ook al platformen waar u hiervoor terecht kunt, zoals Aangetekend Mailen en Signaturit. Toch waren er nog onduidelijkheden over de rechtsgeldigheid van aangetekende e-mails. Dat heeft te maken met het feit dat de FOD Economie twee soorten erkenningen verleent. De ondersteunende platformen waren tot voor kort allemaal erkend als 'niet-gekwalificeerde vertrouwensdienst'. Pas vorige maand werd de nieuwe speler Aangetekende.email officieel beschouwd wordt als eerste 'gekwalificeerde vertrouwensdienst' in ons land.

Wat is het verschil?

Gekwalificeerde diensten krijgen een EU-vertrouwensmerk en komen terecht op een nationale vertrouwenslijst. In België gaat de FOD Economie eerst na of ze aan een bepaalde eisen voldoen. Bij een aangetekende zending door zo'n gekwalificeerde dienst zal - bijvoorbeeld bij een betwisting - nooit bewezen moeten worden dat het wel degelijk om het origineel document gaat, of dat de e-mail effectief verstuurd is naar de persoon die deze moest ontvangen.

Een aangetekende brief door een niet-gekwalificeerde dienst kan zonder voorafgaande controle van de FOD Economie aangeboden worden. Die geniet echter niet hetzelfde vermoeden van integriteit en conformiteit in geval van een dispuut met de tegenpartij. Hij mag alleen niet geweigerd worden als bewijs voor de rechtbank, louter omdat hij in elektronische vorm is of omdat hij niet voldoet aan de vereisten van een gekwalificeerde vertrouwensdienst.

'Als je een aangetekende zending verstuurt via een niet-gekwalificeerd platform, dan kan de bewijswaarde ervan betwist worden', bevestigt Jan-Willem Lust, specialist digitaal recht en privacy bij deJuristen. 'Ze kan zelfs verworpen worden door de rechter. Door gebruik te maken van een erkende gekwalificeerde dienst, sluit je elke onduidelijkheid uit: je bent zeker dat je aangetekende e-mail exact dezelfde juridische waarde heeft als een aangetekende brief op papier.'

Hoe werkt het?

De integriteit van de inhoud, de identiteit van de verzender en het tijdstip van de verzending kunnen dus niet betwist worden wanneer u een gekwalificeerde speler gebruikt. Voorlopig is Aangetekende.email echter de enige in België. Die laat u aangetekende zendingen sturen vanaf 0,80 euro, terwijl bpost u meer dan 5 euro aanrekent voor de papieren variant. Voor bedrijven die hoge volumes verzenden kunnen individuele afspraken gemaakt worden.

'Het versturen en ontvangen van berichten gebeurt via ons afgeschermde webplatform, en dus niet via je gewone e-mailapplicatie', zegt Kim Jacobs van Aangetekende.email. 'Je ontvangt wel een bericht in je mailbox wanneer bijvoorbeeld een door jou verzonden bericht ondertekend werd voor ontvangst door de andere partij. De inhoud is enkel zichtbaar op het platform. Er is immers een identificatie van de gebruiker vereist.'

Registratie met eID

Voor het gebruik van deze service moet u zich eenmalig registreren met uw eID. Die procedure duurt slechts enkele minuten. Let wel: ook de ontvanger moet zich hiervoor aanmelden, en dat is lang niet altijd evident. U kunt immers moeilijk verwachten dat bijvoorbeeld een in gebreke blijvende huurder zich eerst even op het platform registreert, zodat u hem dan een aangetekende e-mail kunt versturen. De kans is dus groot dat u dus toch nog naar het postkantoor moet.

Maar het is uiteraard de bedoeling dat meer en meer gebruikers zich op termijn registreren voor het versturen en ontvangen van elektronische aangetekende zendingen. Ook een aantal aanbieders zal nog uitbreiden. Volgens de FOD Economie zijn nog een drietal andere platformen hun aanvraag tot kwalificatie aan het voorbereiden. Mogelijk zal het aantal erkende spelers dus in de loop van het jaar nog uitgebreid worden.