De wet verplicht vennootschappen, eenmanszaken, vrije beroepers en vzw's alle documenten te bewaren die noodzakelijk zijn voor een correcte bepaling van het bedrag van de belastbare inkomsten en de juiste heffing van de btw. Ook de bewijs- en verantwoordingsstukken dienen ze bij een controle te kunnen voorleggen.
...

De wet verplicht vennootschappen, eenmanszaken, vrije beroepers en vzw's alle documenten te bewaren die noodzakelijk zijn voor een correcte bepaling van het bedrag van de belastbare inkomsten en de juiste heffing van de btw. Ook de bewijs- en verantwoordingsstukken dienen ze bij een controle te kunnen voorleggen.Om welke documenten gaat het precies? Het betreft onder andere het inventarisboek, het kasboek met alle in- en uitgaven, bestel- en leveringsbonnen, facturen en creditnota's, rekeninguittreksels en andere bankdocumenten, attesten, de jaarrekening en het jaarverslag. U mag al die documenten in papieren of digitale vorm bewaren. Wanneer een controleur ernaar vraagt, moet u die kunnen overhandigen.De wet bepaalt niet alleen welke documenten u dient bij te houden, maar ook hoelang u die moet bewaren. 'Op het gebied van die fiscale termijnen is er onlangs een en ander veranderd', weet Thomas Zwaenepoel, corporate tax partner bij KPMG. 'Dat is het gevolg van een nieuwe wet die op 30 november 2022 in het Belgisch Staatsblad verscheen. Ze heeft betrekking op de bewaar-, controle-, aanslag- en bezwaartermijnen.'De nieuwe spelregels gelden vanaf het aanslagjaar 2023 voor de directe belastingen en vanaf 1 januari 2023 wat betreft de btw.Om de controleur in staat te stellen zijn werk te doen, moet u alle boekhoudkundige en andere fiscaal relevante documenten gedurende een wettelijk bepaalde termijn bewaren. Dat is de bewaartermijn. Zowel voor de belastingen als voor de btw bedroeg de bewaartermijn in het verleden zeven jaar. Dat is nu door de nieuwe wet veranderd: u moet de documenten voortaan gedurende tien jaar bijhouden.'Let wel: in bepaalde gevallen moet je de stukken ter staving van de btw-aftrek bijhouden tot na de afloop van de vijftienjarige herzieningstermijn', merkt Thomas Zwaenepoel op. 'Met name wanneer de btw-aftrek kan herzien worden, bijvoorbeeld bij een vastgoedtransactie.'De normale controletermijn is de periode waarin de fiscus de belastingaangifte van uw onderneming of vereniging mag controleren. Ze bedroeg in het verleden drie jaar, en dat blijft zo. Let wel: wanneer u de aangifte te laat of niet indient, wordt de gewone controletermijn uitgebreid tot vier jaar. In geval van fraude werd die zelfs verlengd van zeven jaar naar tien jaar. Vroeger mocht de controleur die extra controletermijn bij fraude enkel gebruiken wanneer hij u voorafgaandelijk schriftelijk verwittigde. Dat hoeft niet meer. 'Een nieuwigheid zijn de concepten 'semi-complexe aangifte' en 'complexe aangifte'', zegt Thomas Zwaenepoel. 'Dat zijn aangiften van ondernemingen die doorgaans opereren in een complexe internationale context. Zulke aangiften krijgen een langere controletermijn: zes jaar voor semi-complexe aangiften en tien jaar voor complexe aangiften.'De aanslagtermijn is de termijn waarin de fiscus een belastingaanslag kan vestigen en een aangifte kan wijzigen. De aanslagtermijn valt in principe samen met de controletermijn. Die blijft dus in principe vastgelegd op drie jaar. Maar bij het niet of te laat indienen van de aangifte wordt ze eveneens uitgebreid tot vier jaar, en bij fraude tot tien jaar.Bent u het niet eens met een belastingaanslag, dan kunt u daartegen in bezwaar gaan binnen een bepaalde tijdspanne. Dat is de bezwaartermijn. In het verleden had u zes maanden om in bezwaar te gaan (vanaf de derde werkdag na de verzendingsdatum van het aanslagbiljet). De bezwaartermijn is verlengd tot een jaar. 'De btw kent een eigen regeling op het vlak van betwistingen', zegt Thomas Zwaenepoel. 'Die werkt niet met een bezwaarprocedure. Het betreft een iets informelere administratieve procedure zonder dwingende termijnen. Geeft die geen voldoening, dan ben je genoodzaakt naar de rechtbank te stappen om je gelijk te halen.'