Een aandelenregister is een belangrijk instrument voor vennootschappen. Het vermeldt onder andere de identiteit van de aandeelhouders, hoeveel effecten zij in hun bezit hebben en sinds wanneer, en hoe ze die participaties hebben verkregen. Zulke gegevens zijn essentieel voor de goede werking van een onderneming. Ze zijn cruciaal bij het bijeenroepen van de jaarlijkse aandeelhoudersvergadering, het doorvoeren van een kapitaalverhoging, een statutenwijziging en een vereffening.

Het register moet bewaard worden op de maatschappelijke zetel, maar in de praktijk geraakt het weleens zoek. Bovendien kunnen de gegevens vrij makkelijk gemanipuleerd worden. Dat kan leiden tot aanslepende discussies en soms zelfs gerechtelijke procedures. Daarom hebben de Federatie van het Notariaat (Fednot) en het Instituut van Accountants en Belastingconsulenten (IAB) onlangs een elektronisch effectenregister gelanceerd. Daarmee willen ze tegemoetkomen aan de vereisten van het moderne ondernemersklimaat.

"Het elektronisch aandelenregister geeft zekerheid over wie de aandeelhouders zijn en welke participatie ze bezitten", klinkt het bij Fednot. "De accountant of de notaris voert de informatie invoert in of wijzigt ze in opdracht van de ondernemer. Die werkwijze vermindert de administratieve rompslomp voor de bestuurders van bedrijven, en op termijn ook voor kredietverstrekkers en andere dienstverleners. Bovendien gaat geen informatie meer verloren, en zijn ongeoorloofde manipulaties uitgesloten."

Hulp bij verplichtingen

De nieuwe tool is ook een handig instrument in het kader van het nieuwe Wetboek Vennootschappen en Verenigingen, dat sinds 1 mei van kracht is. Als gevolg daarvan zullen ondernemingen hun statuten moeten aanpassen. Het is dan ook belangrijk dat zij hun aandeelhouders tijdig kunnen opsporen en bijeenroepen. De wetgever stapt bovendien af van het principe 'één aandeel, één stem'. Een correcte registratie van de rechten die aan de effecten gekoppeld zijn, wordt dus nog belangrijker.

In het kader van de UBO-verplichting moeten bedrijven bovendien tegen 30 september aan de FOD Financiën melden welke aandeelhouders meer dan 25 procent van de effecten in handen hebben. Ondernemers kunnen ervoor opteren om die informatie automatisch via het elektronisch effectenregister aan de overheid door te geven. Dat is een aanzienlijke vereenvoudiging voor de bestuurders. Op termijn zullen zij via het register ook toegang krijgen tot alle notariële akten (oprichting, statutenwijziging, ...).